POR: MGS. JAVIER H. ASCUÑA CHAVERA (CONSULTOR LABORAL – CEL. 953996711)
Es importante conocer cuánto tiempo está obligado el empleador a conservar en sus archivos los documentos relacionados con sus trabajadores. En este caso, se analiza la situación de un trabajador cuyo vínculo laboral terminó en agosto de 2020 y que presentó una demanda laboral en noviembre del mismo año. El trabajador reclamó el pago de beneficios sociales y otros conceptos no pagados entre abril de 1999 y agosto de 2020. Además, demandó el pago de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) y la participación en las utilidades de la empresa.
Con respecto a estos puntos, la Sala Laboral amparó el pago de la CTS desde enero de 2015 y la participación en las utilidades correspondientes al período 2015. Sin embargo, la Sala precisó que no se puede determinar si la empresa cumplió con el pago de beneficios correspondientes a períodos anteriores, dado que las empresas están obligadas a conservar las constancias de pago de obligaciones laborales solo por un período de cinco años desde su emisión. Por esta razón, no se admitió la demanda de CTS por los períodos entre abril de 1999 y diciembre de 2000, ni de enero de 2002 a diciembre de 2004, ni la participación en utilidades de 2006 a 2014.
Este criterio fue señalado en la Casación Laboral N° 2910-2022-Tumbes, emitida por el Tribunal Supremo Laboral. La decisión se sustentó en el artículo 5° del Decreto Ley N° 25988, que obliga a las empresas a conservar libros, correspondencia y documentos relacionados con su actividad empresarial y sus trabajadores por un máximo de cinco años desde la ocurrencia del hecho, la emisión del documento o el cierre de las planillas de pago. Transcurrido este tiempo, las empresas pueden disponer de dichos documentos para reciclaje o destrucción, excepto las planillas de pago, que deben ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP). Además, la norma establece que, una vez transcurrido el plazo de cinco años, la carga de probar derechos derivados de estos documentos recae en quien los alega.
Por otro lado, la Sala Laboral amparó parcialmente la demanda del trabajador respecto al cobro de remuneraciones impagas, considerando que la empresa no demostró haber remitido las planillas de pago a la ONP. En estos casos, la empresa tiene la carga probatoria para demostrar el pago de dichos beneficios sociales. Respecto a la CTS, se determinó que el empleador puede acreditar su pago mediante un reporte bancario que confirme la consignación dentro del período de cinco años. En cuanto a la participación en las utilidades, esta fue amparada parcialmente, pues depende de las declaraciones juradas del Impuesto a la Renta y del récord de asistencia del demandante.
Finalmente, queda claro que los empleadores están obligados a conservar los documentos laborales por un período no mayor a cinco años desde la ocurrencia del hecho o la emisión del documento, salvo las planillas de pago, que deben ser remitidas a la ONP. Este criterio resulta relevante para la defensa judicial en procesos laborales, especialmente en relación con la carga probatoria que recae sobre los empleadores demandados.
